Petra Spithost

Ellen van Sorgen, mijn zus(je), werkt alweer 3,5 jaar bij ons als administratief medewerkster. Veel van onze klanten zullen haar wel eens aan de telefoon gehad hebben. Ze is verder ook verantwoordelijk voor de boekhouding, het debiteurenbeheer, de post en de administratie rond de domeinregistratie en de webhosting.

Een manusje van alles zo langzamerhand, want haar takenpakket heeft zich de laatste maanden uitgebreid. Ze is steeds vaker te vinden in de rol van PA, Personal Assistent. Ze leegt mijn spamfilter, scant de mail, beheert mijn agenda, maakt afspraken voor me, regelt praktische zaken en doet een deel van de administratieve taken die ik zelf eerder uitvoerde. Dit geeft mij weer tijd voor mijn kerntaken.

Ik heb niet alleen een PA, maar ook een PDA: een Personal Digital Assistent, mijn computertje op zakformaat die tevens dienst doet als mobiele telefoon en zelfs verbinding heeft met het internet. Voor minder dan 10 euro per maand heb je tegenwoordig internetverbinding op je PDA en dat maakt het apparaat een stuk praktischer!

Zo bracht ik vorige week Klaus naar de ooglaserkliniek in Amsterdam. Hij bracht zichzelf nog moet ik zeggen. En in de 1,5 uur rijden heb ik gezellig met Klaus zitten kletsen, maar ook mijn mail gecontroleerd op mijn PDA. Een van de dingen waar ik vaak mijn werkdag mee begin. Er waren 3 nieuwe mailtjes binnen. Terwijl ik een klant een antwoord stuurde kwam er ook alweer een nieuw bericht binnen met het verzoek voor een afspraak die ik gelijk in mijn (online) agenda heb gezet.

Op mijn PDA-tje staat ook TomTom navigatie-software. In combinatie met een draadloos GPS-ontvangertje in de auto zijn we moeiteloos bij de kliniek in Amsterdam terecht gekomen. Het zoeken van een parkeerplaats aldaar was iets lastiger.

Terwijl Klaus zijn behandeling onderging zat ik met een bakje koffie in de wachtkamer. De roddelbladen heb ik laten liggen en mijn PDA weer ter hand genomen. Met het mini-toetsenbordje ben ik wat aantekeningen gaan maken en op internet heb informatie gezocht en ben op www.nu.nl/pda wat nieuws gaan lezen. Ook onze eigen website heeft sinds kort een pda-versie: www.it-works.nl/pda. Dat kon natuurlijk niet uitblijven.

Daar ik graag meerdere dingen tegelijk doe (ja ja.. het grote voordeel van het vrouw-zijn) zat ik ondertussen te msn-en met Ellen. Via mijn PDA had ik dus contact met mijn PA! Zo kon ik haar (en daarmee de rest van het personeel) mooi op de hoogte houden van de vorderingen rond Klaus zijn ogen. En niet alleen met Ellen in Leeuwarden was ik zo aan het msn-en, maar ook met Erik, een klant in Frankrijk. Zijn vrouw had haar ogen ook naar tevredenheid laten laseren en hij wenste Klaus succes.

Op de terugweg heeft Klaus gewapend met een pijnstiller en een zonnebril wat naar muziek zitten luisteren op de PDA. Zijn PDA was nu in gebruik als MP3-speler. Dezelfde avond kon hij echter alweer tv kijken en zelfs de teksten op zijn PDA lezen… maar nu zonder bril!

De titel heeft in dit schrijven een dubbele betekenis. De eerste is de afkorting voor Kennis Intensief Netwerk Doorgroeiers. Een project van de Kamer van Koophandel, Syntens en de NOM. We doen mee aan dit project waarbij we met andere ondernemers, omdat we er van overtuigd zijn dat we van elkaar kunnen leren en samenwerking een groot goed is. Dit keer niet in een verband van ICT-ers en ICT-ondernemers, maar juist in een breder verband, met ondernemers uit zeer diverse hoek. Leuk om juist vanuit een andere invalshoek naar je eigen onderneming en vraagstukken te kijken.

En waarom KIND.. denk dat daarbij hun eigen omschrijving heel verhelderend is:

“Als ambitieus ondernemer wilt u vooruit. Doorgroeien, innoveren, nieuwe markten verkennen. Waarschijnlijk hebt u al ideeen voor een volgende stap. U bent enthousiast en voelt dat het er in zit. Maar hoe pakt u het aan? Hoe vertaalt u uw plannen naar een concreet resultaat? Het Kennis Intensief Netwerk Doorgroeiers (KIND) kan u daarbij helpen. Met intensieve coaching, een uitgebreid netwerk en doelgerichte bijeenkomsten helpen we u op weg om uw plannen te realiseren”.

Gister ben ik bij een eerste bijeenkomst geweest in Assen en heb daar een aantal prettige gesprekken gevoerd met ondernemers uit voornamelijk Drenthe. We werden hierbij gastvrij ontvangen door Bob Huang, de eigenaar van Pacific Plaza. Zijn presentatie en die van Arend Glas, piloot van Olympisch Bobslee-team Glas zijn voor mij vol passie. Passie voor hun vak en passie voor hun onderneming. En die passie maakt dat ze hard werken en blijven zoeken naar nieuwe innovatieve mogelijkheden. Zeker een geslaagde avond.

KIND staat in dit geval ook voor mijn eigen dochter. Want kennis delen en samenwerken is een kwestie van geven en nemen. Nikki is 13 jaar en zit op !mpulse (www.impulse.pj.nl). Hun schoolpraktijk ziet er wat anders uit dan men gewend is. De projecten waarmee ze werken sluiten meer aan bij de praktijk van alle dag. Geen losse vakken, maar meer een reeele situatie waarin je de inhoud van de vakken toepast.

En zo ook is ze samen met een klasgenoot een eigen onderneming begonnen. Ze gaan een dansschool beginnen. Hierbij worden ze intensief begeleid door iemand van het Ondernemingsinstituut. En daarnaast ben ik zelf ingeschakeld als extern deskundige. Vandaag zijn ze langs geweest en hebben we het gehad over onze eigen ervaringen bij het opstarten van een onderneming.

Zo ben je dus zelf mentor, zo zoek je een mentor…  je bent nooit te oud om te leren. En de van Dale geeft dat ook al aan in de betekenis van het woord mentor:

men·tor (de ~ (m.), ~en/~s)

1 begeleider van leerlingen of studenten => tutor

2 gids, raadsman => adviseur

Schoon Schip… dat is de titel van een artikel in het blad de Intermediair (2 maart 2007). Het artikel gaan over de luxe van een leeg bureau. Er is een punt waarop gezellige wanorde omslaat in onwerkbare chaos. Waar dat omslagpunt ligt, daarover zijn de meningen op de werkvloer sterk verdeeld is.

Herkenbaar ook voor de diversiteit in ons bedrijf. Ik lees het artikel dan ook met een glimlach op mijn gezicht en probeer te achterhalen bij welk van de beschreven persoonlijkheidstypen ik hoor. Ik verkeer tussen de ordefreak en de slordervos in besluit ik. Wanneer ik het weer even op de heupen heb (en daar is het voorjaar een duidelijke periode in), dan stort ik me weer een paar uur op het sorteren van alle losse papiertjes, briefjes, flyers en andere losliggende onderdelen op, in en om mijn bureau. En inderdaad kan ik dan erg genieten van het lege bureau en geeft het me rust.

Maar tot mijn spijt houd ik het alleen meestal niet langer dan een maand vol… Een schoon schip bij mij dus dat vaart in woelige wateren, waardoor het soms tijdelijk weer mat meer chaotisch is .

Als beginnend onderneming zijn Klaus en ik 10 jaar geleden gestart met zijn tweeen. De taakverdeling verloopt dan bijna automatisch en aan een half woord heb je genoeg. Met ons huidige team van medewerkers en stagiares zijn we nu begonnen aan een nieuwe manier van werken. Het is niet meer zo dat de opdracht er aan een kant in gaat en Petra als accountmanager en projectleider de taken verdeelt en de touwtjes in handen heeft. We werken nu met zelfsturende teams zoals dat zo mooi heet. Maar wat zijn zelfsturende teams…

“In zelfsturende teams zijn meerdere medewerkers gezamenlijk verantwoordelijk voor het realiseren van een taak of activiteit. Het onderscheid met ‘gewone teams’ zit erin dat de functionele indeling die in reguliere teams geldt, in zelfsturende teams vaak achterwege blijft. Alle medewerkers verrichten in principe alle voorkomende taken in het team. Binnen een zelfsturend team is er bovendien meestal geen vaste teamleider: per taak of activiteit neemt een teamlid eventueel de coördinatie op zich.

Juist de overlap van taken en roulerende (eind)verantwoordelijkheid geven goede resultaten: zo neemt in zelfsturende teams de kans op fouten vaak af en neemt de snelheid en continuïteit van prestaties juist toe.

Het delen van verantwoordelijkheden, de ontwikkelingsmogelijkheden en het oefenen in nieuwe rollen, motiveren leden van zelfsturende teams vaak tot hoge prestaties.”

Voor ons bedrijf een heel logische stap in het proces. Een die ook goed aansluit bij de werkwijze op de opleidingen, dus voor onze medewerkers niet geheel nieuw. Kortom … weer een heleboel dynamiek in ons bedrijf!